PDF: geliebt, gehaßt — Tools zur Bearbeitung.

PDF steht für „portable document format“ und ist seit Jahren eine feste Größe — womit wir beim Problem wären: Laien und design-verliebte Agenturen nutzen das PDF auch für Dokumente, wo Änderungen oder Weiterbearbeitung gewünscht sind.

Tausendsassa in Sachen PDF.

Tausendsassa in Sachen PDF.

Deshalb brauchst du im Büro immer mal wieder Tools, mit denen du einem PDF zu Leibe rücken kannst. Dabei geht es weniger um den einzelnen Text, sondern um das Dokument als ganzes.

Der PDF Shaper vereinigt unter einer einfachen Oberfläche eine Programmsammlung für „Windows XP, Vista, 7, 8, 8.1, 10 (32 und 64 Bit).„. Die Benutzeroberfläche läßt sich auch auf Deutsch umstellen. Die Liste der Funktionen ist lang, die Funktionen aber weitgehend bekannt. Ich probiere ich exemplarische einige Funktionen aus.

Ohne Paßwort kann man verschlüsselte Dokumente in den meisten Fällen nicht bearbeiten.

Funktionen von PDF Shaper

Die Liste der Funktionen ist 18 Positionen lang. Sicher wird vieles auch von anderen Tools abgedeckt, doch es ist für den Workflow meist angenehmer, wenn man alles „unter einem Dach“ hat.

Dokumente

  1. PDF zu Text
  2. PDF zu RTF
  3. DOC zu PDF
  4. PDF zu Bild
  5. Bilder zu PDF

Inhalt

  1. Zusammenfügen
  2. Teilen
  3. Text extrahieren
  4. Bilder extrahieren
  5. Bilder entfernen

Seiten

  1. Seiten drehen
  2. Seiten zuschneiden
  3. Seiten teilen
  4. Seiten löschen

Sicherheit

  1. Verschlüsseln
  2. Signieren
  3. Metadaten
  4. Wasserzeichen

Nach einem Klick öffnet sich immer wieder die gleiche Oberfläche mit den wichtigsten Funktionen „Hinzufügen“ und „Ausführen“. Bei den Optionen kann man dann kontext-abhängig Feinheiten einstellen. Zum Teil können Dateien per drag & drop geladen werden. Stehen mehrere Dateien in der Liste, werden sie immer alle abgearbeitet.

Tipp: Die Installation des „normalen“ Downloads klappt unter Windows 10 einwandfrei, unter Windows 7 bricht sie dagegen schon auf der ersten Stufe ab. Da entdecke ich noch einen kleinen Hinweis im Text unter den großen Buttons: „Also you can download free version without additional offers.“ (erkennbar an Datei ohne „c“ im Namen) Diese Version hat drei Vorteile:

  • keine versteckten Werbelinks
  • kleinerer Download (9,38 statt 10,1 MB)
  • läuft unter Windows 7

PDF zu Text/RTF

Ein echtes Ärgernis in der Redaktion sind Pressemitteilungen, die als PDF kommen — Hauptsache Design. Bei kurzen Texten ist markieren, kopieren und einfügen noch akzeptabel, bei langen nervig. Fast immer gibt es überflüssige Leerzeichen und Zeilenumbrüche. Bei Texten im Briefformat nerven zusätzlich eingestreute Fußzeilen und ähnliches. Leider bekommt auch dieses Tool das Problem nicht in den Griff: Fußzeilen bleiben, Umbrüche auch, immerhin sind die Umlaute korrekt.

Gegenprobe mit dem Bruder (Schwester? Schwesterin?) PDF zu RTF. Das Ergebnis ist ein bißchen besser: Man hat zwar wieder eingestreute Fußzeilen an der Backe, dafür sind die Texte zusammenhängende Absätze. Beide Methoden sind aber nicht sonderlich komfortabel, erfordern Nacharbeit und Bilder aus PDF extrahieren.würden uns erspart bleiben, wenn Presseagenturen Pressetexte nicht immer unnötigerweise als PDF senden würden — statt einfach als Text im Body einer E-Mail.

Bilder aus PDF extrahieren.

Dritter im Bunde ist die Funktion Bilder extrahieren. Sie funktioniert gut und legt die gefundenen Bilder unter dem Namen der Quelldatei als JPG ab. Erfahrungsgemäß sind die Bilder eher klein, taugen aber meist noch fürs Web.

Wasserzeichen in PDF

Ein Wasserzeichen PDF mit einem Wasserzeichen versehen.gibt edlem Briefpapier den letzten Schliff und soll Banknoten vor illegalen Kopien bewahren. Bei Bildern und Text-Dokumenten soll es eine ungewollte Verbreitung „moralisch“ verhindern. Ich verwende es, um den Leser an die bedingte Nutzung zu erinnern oder im Nachhinein etwas Selbstmarketing oder Sonderfunktionen einzubauen, die mir mein PDF-Drucker nicht bietet, beispielsweise für eine Korrekturfahne aus einem EPUB.

PDF mit einem Wasserzeichen versehen.

Für das Wasserzeichen wird eine Grafik-Datei benötigt, die in das Dokument kopiert wird. Auch einfache Texte wie „Korrekturfahne“ oder „Rezensionsexemplar“ müssen also als Grafik vorbereitet werden. Auch der Rest muß gut geplant werden, denn außer der groben Positionierung und „hinter den Text“ bietet das Tool keinerlei Einstellung wie Größenänderung oder Überlagerungsmodus. Beim Speichern wird eine neue Datei angelegt, so daß man experimentieren kann.

Das Wasserzeichen weist auf Status hin.

Das Wasserzeichen weist auf Status hin.

Ich lege eine Vorlage mit 600 x 900 Pixel an, die auch als Platzhalter für die komplette DIN-A4-Seite dient. Nur links oben setze ich einen kurzen Schriftzug und speichere als PNG mit entsprechender Transparenz. Das Bild wird ruckzuck eingefügt und paßt. Als Ergänzung sollte man ein solches PDF noch verschlüsseln.

PDF-Metadaten bearbeiten

Bei der Bearbeitung der Metadaten enttäuscht die Tool-Sammlung. Lediglich Name, Thema und ein paar Schlüsselwörter können eingeben werden, vorhandene Einträge werden nicht angezeigt. Je nachdem wie ein PDF ursprünglich erzeugt wird, tragen sich Programme in die Metadaten ein, beispielsweise Calibre als Konverter oder Word als Erzeuger. — Für eine weitreichende Bearbeitung ist „BeCyPDFMetaEdit“ besser geeignet.

Tipp: „Kostenlos“ ist selten wirklich kostenlos. Auch bei PDF Shaper muß man bei Installation aufpassen: Nach einer normalen Installation kommt scheinbar noch ein Infotext — jetzt nicht zu schnell weiter klicken.

Nicht zu schnell klicken...

Nicht zu schnell klicken…

Hinter schwarz — statt blau — hinterlegten Links gibt es vorgewählte Checkboxen für Zusatzsoftware und neue Browsereinstellungen. Es gibt aber eine (angeblich?) werbefreie Version (siehe Tipp).

Fazit PDF Shaper

Auf den ersten Blick beeindruckt das Programm mit den vielen Funktionen. In der Praxis ist es allerdings recht umständlich, jede Funktion einzeln aufrufen zu müssen. Das mag für den Anfänger Hemmungen abbauen, eine komplexe Nutzung ist mit viel Fleiß- und Klickarbeit verbunden. So könnte man beispielsweise die Funktionen zum Extrahieren von Inhalten in einem Formular zusammenfassen und mit Checkboxen versehen. Dazu kommen die Probleme bei der Installation und der untergejubelten Werbung. So hinterläßt das Programm bzw. die Programmsammlung gemischte Gefühle: Einiges ist ganz toll, anderes überflüssig. Wer nicht ständig die gesamte Palette nutzt, wird mit zwei oder drei Einzelprogrammen vermutlich besser fahren.

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